Bài viết này có chứa liên kết quảng cáo (tiếp thị liên kết).
Trong khoảng mười năm trở lại đây, cộng đồng người Việt tại Nhật Bản đã bước qua một giai đoạn chuyển mình rất rõ rệt. Thế hệ đầu tiên sang Nhật theo diện thực tập sinh kỹ năng (技能実習) hay du học sinh nay đã ở Nhật bảy, tám, thậm chí mười lăm năm. Nhiều người đã chuyển sang visa Kỹ thuật – Tri thức nhân văn – Nghiệp vụ quốc tế (技術・人文知識・国際業務), một số khác đã lên visa Kỹ năng đặc định (特定技能) số 2, có người đã lấy vĩnh trú. Điểm chung của họ là: tiếng Nhật đã đủ dùng, đã hiểu cách vận hành xã hội Nhật, đã tích lũy được một khoản vốn nhất định, và bắt đầu cảm thấy mức lương làm công ăn lương ở Nhật – dù ổn định – vẫn có một trần khá thấp. Câu hỏi “mình tự làm chủ được không?” xuất hiện ngày càng nhiều trong các nhóm cộng đồng người Việt ở Tokyo, Osaka, Nagoya, Fukuoka hay Gunma.
Và trên thực tế, người Việt đã và đang làm chủ rất nhiều loại hình kinh doanh tại Nhật. Dễ thấy nhất là quán ăn Việt – từ quán phở nhỏ mười hai chỗ ngồi ở khu ga tàu ngoại ô cho tới nhà hàng bún chả, bánh mì có thương hiệu ở trung tâm thành phố. Kế đến là siêu thị thực phẩm châu Á bán rau thơm, gia vị, mì gói, đồ đông lạnh cho chính cộng đồng người Việt và người Nepal, Indonesia, Myanmar đang sinh sống quanh đó. Rồi tới các công ty xuất nhập khẩu đưa nông sản, thủy sản, đồ khô từ Việt Nam sang Nhật hoặc đưa hàng Nhật về Việt Nam. Có cả công ty phái cử – hỗ trợ nhân lực (登録支援機関, 人材派遣) làm cầu nối giữa doanh nghiệp Nhật và lao động nước ngoài. Và không thể không kể tới tiệm nail, tiệm tóc, tiệm massage – lĩnh vực mà phụ nữ Việt tại Nhật đang chiếm thị phần rất đáng kể.
Nhưng để hợp pháp hóa việc “làm chủ” đó, bạn cần đúng một tư cách lưu trú: Kinh doanh – Quản lý, tiếng Nhật là 経営・管理 (keiei-kanri). Và đây chính là chỗ mà năm 2025–2026 mọi thứ đã thay đổi rất mạnh. Ngày 16/10/2025, Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú (出入国在留管理庁) đã cho thi hành bản sửa đổi Nghị định tiêu chuẩn nhập cảnh (上陸基準省令) đối với tư cách 経営・管理, nâng yêu cầu vốn từ 5 triệu yên lên 30 triệu yên, đồng thời bổ sung hàng loạt điều kiện mới về nhân viên toàn thời gian, học vấn/kinh nghiệm, năng lực tiếng Nhật và xác nhận kế hoạch kinh doanh bởi chuyên gia. Bài viết này sẽ đi từ A đến Z: quy định mới là gì, cũ ra sao, ai được chuyển tiếp, mở công ty tốn bao nhiêu, hồ sơ gồm những gì, vì sao hồ sơ bị trượt, và sau khi có visa thì phải làm gì để giữ được nó và tiến tới vĩnh trú.
Visa Kinh doanh – Quản lý (経営・管理) là gì
経営・管理 là tư cách lưu trú dành cho người nước ngoài điều hành doanh nghiệp tại Nhật Bản hoặc tham gia quản lý doanh nghiệp đó. Nói gọn: nếu bạn là người bỏ vốn, đứng tên đại diện, quyết định chiến lược và chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh, thì visa của bạn là 経営・管理. Tên gọi trong tiếng Việt thường thấy là “visa kinh doanh”, “visa quản lý”, “visa giám đốc” hoặc “visa đầu tư” – tất cả đều chỉ cùng một thứ.
Tư cách này gồm hai nhánh. Nhánh 経営 (kinh doanh) là người sáng lập, người đầu tư, đại diện pháp nhân – ví dụ 代表取締役 của một 株式会社 hoặc 代表社員 của một 合同会社. Nhánh 管理 (quản lý) là người được thuê vào vị trí quản lý cấp cao của một doanh nghiệp đã tồn tại – ví dụ 部長, 工場長, 支店長 – mà không nhất thiết phải là người bỏ vốn. Người Việt tại Nhật gần như luôn đi theo nhánh 経営: tự mở công ty của mình.
Khác gì với visa 技術・人文知識・国際業務?
Đây là câu hỏi bị hiểu nhầm nhiều nhất. Visa 技術・人文知識・国際業務 (thường gọi tắt là “gijinkoku”) là visa làm thuê: bạn ký hợp đồng lao động với một công ty, công ty đó trả lương cho bạn, và công việc phải thuộc nhóm chuyên môn kỹ thuật, tri thức nhân văn hoặc nghiệp vụ quốc tế. Bạn không được là người quyết định cuối cùng của doanh nghiệp. Ngược lại, 経営・管理 là visa làm chủ: bạn là người trả lương, không phải người nhận lương từ chủ khác.
| Tiêu chí | 技術・人文知識・国際業務 | 経営・管理 |
|---|---|---|
| Vị trí | Nhân viên làm thuê | Chủ doanh nghiệp / quản lý cấp cao |
| Yêu cầu bằng cấp | Bắt buộc bằng đại học/cao đẳng đúng ngành hoặc 10 năm kinh nghiệm | Từ 16/10/2025: thạc sĩ/tiến sĩ/bằng chuyên môn liên quan HOẶC 3 năm kinh nghiệm quản lý |
| Yêu cầu vốn | Không | Từ 16/10/2025: từ 30 triệu yên (trước là 5 triệu yên) |
| Văn phòng | Không cần tự có | Bắt buộc có văn phòng thực tế tại Nhật |
| Nhân viên | Không cần | Từ 16/10/2025: bắt buộc thuê tối thiểu 1 nhân viên toàn thời gian đủ điều kiện |
| Nội dung công việc | Phải đúng chuyên môn đã học | Kinh doanh hợp pháp, nhưng ngành có giấy phép thì phải có giấy phép |
| Kiểm tra khi gia hạn | Chủ yếu là hợp đồng lao động, thuế | Báo cáo tài chính 決算書, doanh thu, thuế, bảo hiểm xã hội, nhân sự |
| Rủi ro chính | Mất việc → mất visa | Kinh doanh lỗ kéo dài → không gia hạn được |
Có được làm thêm việc khác không?
Câu trả lời ngắn: không, trừ khi xin phép. Tư cách 経営・管理 cho phép bạn thực hiện các hoạt động kinh doanh và quản lý của chính doanh nghiệp bạn. Nếu bạn đi làm baito ở konbini, làm đầu bếp ăn lương ở nhà hàng của người khác, hay nhận lương từ một công ty thứ hai với tư cách nhân viên, thì đó là hoạt động ngoài tư cách lưu trú (資格外活動) và bạn phải xin 資格外活動許可 tại 入管. Làm chui bị phát hiện là lý do rất phổ biến khiến hồ sơ gia hạn bị từ chối, thậm chí bị hủy tư cách lưu trú (在留資格取消).
Tuy nhiên có một điểm cần phân biệt rõ: doanh nghiệp của bạn được phép kinh doanh nhiều ngành. Nếu công ty bạn vừa mở quán ăn, vừa nhập khẩu thực phẩm, vừa bán online – miễn là các ngành đó có trong 定款 (điều lệ công ty) và bạn có giấy phép cần thiết cho từng ngành – thì hoàn toàn hợp lệ. Ngoài ra, bạn được làm giám đốc (役員) của nhiều pháp nhân cùng lúc, nhưng khi đó 入管 sẽ xét kỹ xem bạn thực sự dành thời gian quản lý ở đâu, và tổng thù lao 役員報酬 có hợp lý không.
⚠️ Thay đổi lớn năm 2025–2026: quy định đã siết chặt rất mạnh
CẢNH BÁO: Từ ngày 16/10/2025, yêu cầu vốn của visa 経営・管理 đã tăng từ 5.000.000 yên lên 30.000.000 yên (gấp 6 lần).
Đây là bản sửa đổi 上陸基準省令 (Nghị định tiêu chuẩn nhập cảnh) do Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú công bố, có hiệu lực từ ngày 16 tháng 10 năm 2025. Cùng với việc nâng vốn, quy định mới còn bổ sung bốn điều kiện hoàn toàn mới chưa từng có trong quy định cũ: bắt buộc thuê nhân viên toàn thời gian, yêu cầu học vấn hoặc kinh nghiệm quản lý, yêu cầu năng lực tiếng Nhật, và yêu cầu kế hoạch kinh doanh phải được chuyên gia xác nhận.
Mọi thông tin bạn đọc được trên mạng viết trước tháng 10/2025 – kể cả các bài “chỉ cần 5 triệu yên là mở công ty được ở Nhật” – đã lỗi thời. Nếu bạn đang chuẩn bị 5 triệu yên với ý định xin visa mới, hãy dừng lại và đọc kỹ phần dưới đây.
Bảng so sánh quy định cũ và quy định mới
| Hạng mục | Quy định CŨ (đến 15/10/2025) | Quy định MỚI (từ 16/10/2025) |
|---|---|---|
| Vốn / quy mô kinh doanh | Từ 5.000.000 yên trở lên, HOẶC thuê từ 2 nhân viên toàn thời gian trở lên (chọn 1 trong 2) | Từ 30.000.000 yên trở lên (vốn điều lệ với pháp nhân / tổng vốn đầu tư với hộ kinh doanh) – bắt buộc, không còn phương án thay thế bằng số nhân viên |
| Nhân viên toàn thời gian | Không bắt buộc (chỉ là phương án thay thế cho vốn) | Bắt buộc tối thiểu 1 người làm toàn thời gian, và phải là người Nhật, đặc biệt vĩnh trú, vĩnh trú, vợ/chồng người Nhật, hoặc định trú (定住者) |
| Học vấn / kinh nghiệm | Không có yêu cầu cụ thể | Phải có bằng tiến sĩ, thạc sĩ hoặc bằng chuyên môn (専門職学位) trong lĩnh vực quản trị kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan đến ngành nghề, HOẶC từ 3 năm kinh nghiệm kinh doanh/quản lý (thời gian chuẩn bị khởi nghiệp theo 特定活動 được tính) |
| Năng lực tiếng Nhật | Không có yêu cầu | Người xin visa HOẶC một nhân viên toàn thời gian phải đạt trình độ tương đương B2 trở lên: JLPT N2 trở lên, BJT từ 400 điểm, cư trú Nhật từ 20 năm, tốt nghiệp đại học Nhật, hoặc hoàn thành giáo dục bắt buộc + tốt nghiệp THPT tại Nhật |
| Kế hoạch kinh doanh | Tự soạn, không cần xác nhận bên thứ ba | Bắt buộc có xác nhận của chuyên gia: 中小企業診断士 (chuyên gia tư vấn DNVVN), 公認会計士 (kiểm toán viên) hoặc 税理士 (chuyên viên thuế). Không chấp nhận người có chứng chỉ nước ngoài hoặc người đang là thành viên ban điều hành của chính công ty xin visa |
| Văn phòng | Bắt buộc có văn phòng thực tế | Không đổi – vẫn bắt buộc có văn phòng thực tế, ổn định |
Người đã có visa 経営・管理 thì sao? Quy định chuyển tiếp (経過措置)
Đây là phần quan trọng nhất với hàng nghìn người Việt đang giữ visa 経営・管理 với vốn 5 triệu yên. Tin tốt: bạn không bị hủy visa ngay. Cơ quan quản lý đã đặt ra một giai đoạn chuyển tiếp ba năm.
| Trường hợp của bạn | Tiêu chuẩn được áp dụng | Mốc thời gian |
|---|---|---|
| Đã nộp hồ sơ xin 在留資格認定証明書 hoặc xin gia hạn trước ngày 15/10/2025 | Áp dụng tiêu chuẩn cũ | Các lần gia hạn cho tới 16/10/2028 vẫn theo tiêu chuẩn cũ |
| Đang giữ visa 経営・管理 và gia hạn trong khoảng 16/10/2025 – 16/10/2028 | Xét tổng hợp (総合的審査): chưa đạt tiêu chuẩn mới vẫn có thể được duyệt nếu tình hình kinh doanh, doanh thu, nộp thuế, bảo hiểm tốt | Đến 16/10/2028 |
| Đã có 特定活動 44号 (khởi nghiệp) xác nhận trước 15/10/2025, sau đó xin đổi sang 経営・管理 | Áp dụng tiêu chuẩn cũ | Như trường hợp 1 |
| Đã nộp/nhận 特定活動 51号 trước 15/10/2025, sau đó xin đổi | Áp dụng tiêu chuẩn cũ | Như trường hợp 1 |
| Gia hạn từ sau ngày 16/10/2028 | Về nguyên tắc phải đáp ứng toàn bộ tiêu chuẩn mới | Từ 16/10/2028 trở đi |
| Nộp hồ sơ hoàn toàn mới từ 16/10/2025 | Tiêu chuẩn mới – 30 triệu yên + 1 nhân viên + học vấn/kinh nghiệm + tiếng Nhật + xác nhận chuyên gia | Áp dụng ngay |
Nói cách khác: nếu bạn đã có visa 経営・管理 với vốn 5 triệu yên, bạn có khoảng ba năm để chuẩn bị. Trong ba năm đó, ưu tiên hàng đầu là làm cho công ty có lãi thật, có nhân viên toàn thời gian thật, đóng đủ bảo hiểm xã hội và thuế, và – nếu có thể – tăng vốn điều lệ (増資) dần dần. Tăng vốn không nhất thiết phải một lần đủ 30 triệu; bạn có thể tăng vốn từ lợi nhuận giữ lại, từ vốn góp thêm, hoặc chuyển khoản vay của giám đốc thành vốn (DES). Hãy trao đổi với 税理士 vì mỗi cách có hệ quả thuế khác nhau – đặc biệt, vốn điều lệ vượt 10 triệu yên sẽ mất quyền miễn thuế tiêu dùng hai năm đầu, và vượt 100 triệu yên sẽ mất tư cách doanh nghiệp vừa và nhỏ về thuế.
Điều kiện xin visa 経営・管理 chi tiết
Dưới đây là năm trụ cột của hồ sơ. Với mỗi điều kiện, chúng tôi ghi rõ 入管 thực sự kiểm tra cái gì – vì trên giấy tờ thì điều kiện nghe đơn giản, nhưng thực tế thẩm tra viên soi rất kỹ vào những chi tiết mà người nộp hồ sơ thường không ngờ tới.
1. Vốn điều lệ – 30 triệu yên và nguồn gốc của số tiền
Từ 16/10/2025, con số là 30.000.000 yên. Nhưng có số tiền chưa đủ; điều 入管 quan tâm nhất là tiền đó từ đâu ra. Đây là điểm nhiều người Việt bị vấp nặng nhất. Nếu bạn là nhân viên có thu nhập 250.000 yên/tháng mà đột nhiên có 30 triệu yên trong tài khoản, thẩm tra viên chắc chắn sẽ yêu cầu giải trình.
入管 kiểm tra cụ thể: sổ tiết kiệm (通帳) sao kê ít nhất 6–12 tháng để xem tiền vào từng đợt hay vào một cục ngay trước khi nộp; bản chứng minh nguồn gốc như phiếu lương nhiều năm, giấy tờ bán nhà/đất ở Việt Nam kèm bản dịch công chứng, hợp đồng vay tiền (借用書) nếu vay người thân, giấy tờ chuyển tiền quốc tế; và giấy chứng nhận đã góp vốn (払込証明書) do ngân hàng cấp sau khi tiền được chuyển vào tài khoản người sáng lập.
Những kiểu tiền vốn dễ bị nghi ngờ
- Tiền chuyển vào một lần duy nhất từ tài khoản người khác ngay trước ngày nộp hồ sơ – kiểu “mượn tiền làm hồ sơ” (見せ金) là lý do trượt phổ biến.
- Tiền mặt nộp vào tài khoản mà không có nguồn gốc rõ ràng, đặc biệt khi vượt xa thu nhập khai báo trên 課税証明書.
- Vay từ nhiều người mà không có hợp đồng vay có ghi lãi suất, kỳ hạn trả và chữ ký hai bên.
- Tiền từ Việt Nam chuyển qua kênh không chính thức, không có chứng từ ngân hàng.
- Vốn góp bởi người khác nhưng người đó không có tên trong danh sách cổ đông – gây nghi ngờ về việc bạn có thực sự là chủ hay chỉ đứng tên hộ (名義貸し).
Cách an toàn: chuyển tiền vào tài khoản của chính bạn sớm ít nhất 6 tháng trước khi nộp, qua đường ngân hàng chính thức, giữ lại toàn bộ chứng từ. Nếu vay từ gia đình ở Việt Nam, hãy lập hợp đồng vay bằng tiếng Nhật hoặc song ngữ, ghi rõ số tiền, lãi suất (dù là 0%), thời hạn hoàn trả, và đính kèm chứng minh người cho vay có khả năng tài chính (sổ tiết kiệm, giấy tờ nhà đất của họ).
2. Văn phòng thực tế – vì sao virtual office luôn bị từ chối
入管 yêu cầu doanh nghiệp phải có “một khu vực nhất định để tiến hành hoạt động kinh tế dưới một chủ thể kinh doanh duy nhất”. Định nghĩa này loại bỏ ngay lập tức ba loại địa chỉ: virtual office (chỉ thuê địa chỉ, không có chỗ ngồi thật), coworking space dạng free desk (bàn chung, không cố định), và hộp thư/địa chỉ đăng ký. Đây là lỗi phổ biến vì các dịch vụ này quảng cáo rất rẻ – 3.000 yên/tháng – và nhiều người Việt nghĩ “có địa chỉ đăng ký công ty là được”. Không được.
Văn phòng hợp lệ cần: hợp đồng thuê ghi rõ mục đích sử dụng là 事業用 / 事務所 (không phải 居住用); thời hạn thuê đủ dài – thường tối thiểu 1 năm, hợp đồng ngắn hạn vài tháng bị đánh giá là thiếu ổn định; tên bên thuê là công ty (nếu ký trước khi lập công ty thì cần văn bản đồng ý chuyển tên); và tiền thuê do công ty trả từ tài khoản công ty.
Bộ hồ sơ chứng minh văn phòng thường gồm: bản sao hợp đồng thuê, ảnh chụp bên ngoài tòa nhà, ảnh biển tên công ty (表札/看板) gắn ở cửa hoặc bảng hướng dẫn tòa nhà, ảnh bên trong cho thấy bàn làm việc, máy tính, máy in, điện thoại, tủ hồ sơ, và sơ đồ mặt bằng (図面) thể hiện diện tích và bố trí. Với quán ăn hay tiệm nail, cần thêm ảnh mặt tiền, khu bếp, khu phục vụ khách và giấy phép kinh doanh của ngành đó.
3. Trường hợp đặc biệt: văn phòng kiêm nhà ở (自宅兼事務所)
Nhiều người Việt muốn tiết kiệm bằng cách dùng luôn nhà mình làm văn phòng. Điều này có thể được chấp nhận nhưng rất khó, và mức độ khó khác nhau rõ rệt theo loại nhà.
| Loại nhà | Khả năng được duyệt | Điều kiện cần |
|---|---|---|
| Chung cư / apartment (マンション・アパート) | Rất thấp – hầu như bị từ chối | Phần ở và phần văn phòng “dính” quá chặt, khó tách bạch. Ngoài ra hợp đồng thuê chung cư thường cấm sử dụng cho mục đích kinh doanh (管理規約 cấm) |
| Nhà riêng một căn (一戸建て) | Có khả năng nếu tách bạch rõ | Tầng 1 làm văn phòng, tầng 2 làm nhà ở; có cửa/vách ngăn vật lý; lý tưởng nhất là có lối vào riêng từ bên ngoài |
| Nhà thuê | Chỉ khi chủ nhà đồng ý bằng văn bản | Cần văn bản chủ nhà (賃貸人) cho phép dùng làm văn phòng công ty, ghi rõ trong hợp đồng hoặc phụ lục |
| Nhà thuộc sở hữu của bạn | Dễ hơn nhà thuê | Cần hợp đồng cho thuê giữa cá nhân bạn và công ty, có mức tiền thuê hợp lý theo giá thị trường, công ty thực tế chuyển tiền thuê |
Nếu chọn phương án này, hãy chuẩn bị: hợp đồng thuê riêng giữa công ty và chủ sở hữu (hoặc giữa công ty và chính bạn) cho phần diện tích làm văn phòng; cách tính chia tỷ lệ diện tích và chi phí điện nước; ảnh chụp cho thấy cửa/vách ngăn; biển tên công ty gắn ở lối vào riêng; và – nếu là chung cư – bản trích 管理規約 chứng minh không cấm dùng làm văn phòng. Thành thật mà nói, với ngân sách của một công ty vốn 30 triệu yên, việc thuê một văn phòng nhỏ 40.000–80.000 yên/tháng sẽ khiến hồ sơ mạnh hơn nhiều so với việc cố gắng thuyết phục 入管 về nhà riêng.
4. Học vấn hoặc kinh nghiệm quản lý – điều kiện mới từ 2025
Trước 16/10/2025, bạn không cần bất cứ bằng cấp hay kinh nghiệm nào để xin 経営・管理. Bây giờ bạn phải thỏa một trong hai điều kiện:
Hai con đường đáp ứng điều kiện học vấn / kinh nghiệm
- Con đường học vấn: Có bằng tiến sĩ (博士), thạc sĩ (修士) hoặc bằng chuyên môn (専門職学位) trong lĩnh vực quản trị kinh doanh, hoặc trong lĩnh vực kỹ thuật/kiến thức cần thiết cho ngành nghề bạn định làm. Bằng đại học (学士) thông thường KHÔNG đủ. Bằng MBA, bằng thạc sĩ quản trị, bằng 専門職大学院 tại Nhật đều thỏa mãn.
- Con đường kinh nghiệm: Có từ 3 năm trở lên kinh nghiệm kinh doanh hoặc quản lý. Thời gian hoạt động chuẩn bị khởi nghiệp dưới tư cách 特定活動 (visa khởi nghiệp) cũng được tính vào. Kinh nghiệm này có thể có ở Việt Nam hoặc ở Nhật, nhưng phải chứng minh được bằng giấy tờ.
入管 kiểm tra gì với con đường kinh nghiệm? Không phải chỉ một tờ giấy xác nhận. Thẩm tra viên nhìn vào: giấy xác nhận công tác (在職証明書) ghi rõ chức danh, thời gian, nội dung công việc quản lý – ai bạn quản lý, ngân sách bao nhiêu, quyết định gì; sổ đăng ký doanh nghiệp nếu bạn từng là giám đốc/thành viên ban điều hành ở Việt Nam (kèm bản dịch); hồ sơ thuế, bảo hiểm xã hội chứng minh bạn thực sự làm ở đó trong thời gian khai; và tính liên quan giữa kinh nghiệm cũ với ngành định làm. Kinh nghiệm làm quản lý ca ở nhà máy có thể không được tính là “kinh nghiệm quản lý kinh doanh” nếu bạn không có quyền quyết định về tài chính, nhân sự hay chiến lược.
5. Nhân viên toàn thời gian – ai được tính, ai không
Quy định mới bắt buộc thuê tối thiểu một nhân viên toàn thời gian (常勤職員). Nhưng không phải ai cũng được tính. Người đó phải thuộc một trong các nhóm sau:
Người được tính là 常勤職員 hợp lệ
- Công dân Nhật Bản (日本人)
- Người đặc biệt vĩnh trú (特別永住者)
- Người vĩnh trú (永住者)
- Vợ/chồng hoặc con của người Nhật (日本人の配偶者等)
- Vợ/chồng hoặc con của người vĩnh trú (永住者の配偶者等)
- Người định trú (定住者)
Điểm quan trọng: người đang giữ visa lao động thuộc Bảng 1 (別表第一) – như 技術・人文知識・国際業務, 特定技能, 技能実習 – về nguyên tắc KHÔNG được tính là 常勤職員 để thỏa điều kiện này. Điều này ảnh hưởng lớn tới các công ty người Việt vì phần lớn nhân sự sẵn có trong mạng lưới quen biết đều đang giữ visa lao động. Bạn sẽ phải tuyển người Nhật, hoặc người Việt đã có vĩnh trú/định trú/kết hôn với người Nhật.
“Toàn thời gian” ở đây có nghĩa gì? 入管 và các cơ quan lao động Nhật hiểu 常勤 là làm việc theo giờ chuẩn của doanh nghiệp – thường khoảng 週30時間 trở lên (30 giờ/tuần), có hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc dài hạn, và được tham gia bảo hiểm xã hội (社会保険: 健康保険 + 厚生年金). Chính việc đăng ký bảo hiểm xã hội là bằng chứng mạnh nhất. Nếu bạn khai có nhân viên toàn thời gian nhưng người đó không có tên trong danh sách bảo hiểm xã hội của công ty, 入管 sẽ nghi ngờ ngay.
Chi phí thực tế của việc thuê một nhân viên toàn thời gian không nhỏ: lương tối thiểu vùng ở Tokyo năm 2025–2026 đã vượt 1.200 yên/giờ, tức khoảng 200.000 yên/tháng cho 40 giờ/tuần; cộng phần công ty đóng bảo hiểm xã hội (khoảng 15% lương), bảo hiểm lao động, và chi phí quản lý – tổng chi phí thực có thể lên 250.000–300.000 yên/tháng, tức khoảng 3–3,6 triệu yên/năm. Đây là khoản phải nằm trong kế hoạch tài chính của bạn ngay từ đầu.
Chọn loại hình công ty: 株式会社 hay 合同会社?
Ở Nhật có bốn loại hình công ty theo Luật Công ty (会社法): 株式会社 (công ty cổ phần), 合同会社 (công ty hợp danh trách nhiệm hữu hạn, tương tự LLC của Mỹ), 合資会社 và 合名会社. Hai loại sau gần như không còn được dùng vì thành viên phải chịu trách nhiệm vô hạn. Với người Việt xin visa 経営・管理, lựa chọn thực tế chỉ nằm giữa 株式会社 và 合同会社.
| Tiêu chí | 株式会社 (Công ty cổ phần) | 合同会社 (LLC kiểu Nhật) |
|---|---|---|
| Chi phí thành lập tối thiểu | Khoảng 200.000–250.000 yên (có điện tử hóa điều lệ) | Khoảng 60.000–100.000 yên |
| Chứng thực điều lệ (定款認証) | Bắt buộc, phí 15.000–50.000 yên tùy vốn | Không cần |
| Thuế đăng ký (登録免許税) | Vốn × 0,7%, tối thiểu 150.000 yên | Vốn × 0,7%, tối thiểu 60.000 yên |
| Với vốn 30 triệu yên | 30.000.000 × 0,7% = 210.000 yên | 30.000.000 × 0,7% = 210.000 yên (như nhau vì vượt mức tối thiểu) |
| Uy tín xã hội | Cao – được ngân hàng, đối tác lớn, nhà cung cấp ưa chuộng | Trung bình – nhiều công ty Nhật vẫn còn xa lạ, một số đối tác lớn ngại giao dịch |
| Chức danh người đứng đầu | 代表取締役 (Đại diện giám đốc) – dễ nhận biết | 代表社員 (Đại diện thành viên) – ít quen thuộc với người Nhật |
| Thuế doanh nghiệp | Giống nhau về cơ bản (法人税, 法人住民税, 法人事業税) | Giống nhau về cơ bản |
| Nhiệm kỳ giám đốc | Tối đa 10 năm, hết nhiệm kỳ phải đăng ký lại (tốn 10.000 yên) | Không có nhiệm kỳ – không tốn phí gia hạn |
| Công bố báo cáo tài chính | Bắt buộc công bố (決算公告), chi phí khoảng 60.000 yên/năm nếu đăng công báo | Không bắt buộc |
| Huy động vốn | Dễ – phát hành cổ phiếu, gọi nhà đầu tư | Khó hơn – không phát hành cổ phiếu |
| Chuyển đổi | Có thể chuyển sang 合同会社 | Có thể chuyển sang 株式会社 (tốn khoảng 100.000 yên phí đăng ký) |
| Phù hợp với ai | Công ty phái cử, xuất nhập khẩu, muốn vay ngân hàng, muốn ký hợp đồng với doanh nghiệp lớn Nhật | Quán ăn, tiệm nail, cửa hàng bán lẻ, kinh doanh nhỏ do gia đình vận hành |
Với hồ sơ visa 経営・管理, 入管 không phân biệt hai loại hình – cả hai đều được chấp nhận như nhau. Quyết định nên dựa trên nhu cầu kinh doanh thực tế. Kinh nghiệm quan sát trong cộng đồng người Việt: các bạn mở quán ăn, tiệm nail, cửa hàng thực phẩm thường chọn 合同会社 để tiết kiệm chi phí ban đầu và giảm gánh nặng thủ tục thường niên. Các bạn làm công ty phái cử, tư vấn nhân lực, xuất nhập khẩu B2B thường chọn 株式会社 vì đối tác Nhật – nhất là các doanh nghiệp lớn và ngân hàng – vẫn có định kiến rằng 合同会社 là “công ty nhỏ”.
Chi phí thành lập công ty ở Nhật – bảng chi tiết
Dưới đây là bảng chi phí thực tế, tính riêng phần thành lập công ty (chưa bao gồm vốn điều lệ, tiền thuê văn phòng, thiết bị và phí xin visa). Các con số áp dụng cho trường hợp vốn điều lệ 30 triệu yên theo tiêu chuẩn mới.
| Khoản mục | 株式会社 | 合同会社 | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 定款認証手数料 (Phí chứng thực điều lệ tại 公証役場) | 15.000 – 50.000 yên | 0 yên | Phí theo bậc vốn: dưới 1 triệu yên = 15.000; 1–3 triệu = 40.000; từ 3 triệu trở lên = 50.000. Với vốn 30 triệu yên → 50.000 yên |
| 収入印紙代 (Tem thuế trên điều lệ giấy) | 40.000 yên | 40.000 yên | 0 yên nếu dùng điều lệ điện tử (電子定款). Hầu hết văn phòng 行政書士/司法書士 đều làm điện tử |
| 定款謄本手数料 (Phí bản sao điều lệ) | Khoảng 2.000 yên | 0 yên | 250 yên/trang, điều lệ thường 8 trang |
| 登録免許税 (Thuế đăng ký thành lập) | Vốn × 0,7%, tối thiểu 150.000 yên | Vốn × 0,7%, tối thiểu 60.000 yên | Với vốn 30 triệu yên: cả hai đều là 210.000 yên |
| 会社印 (Bộ con dấu công ty) | 8.000 – 30.000 yên | 8.000 – 30.000 yên | Bộ 3 dấu: 代表者印 (実印), 銀行印, 角印. Loại gỗ tsuge rẻ, loại sừng trâu/titan đắt hơn |
| 印鑑証明書・登記事項証明書 | 2.000 – 4.000 yên | 2.000 – 4.000 yên | Cần nhiều bản cho ngân hàng, 税務署, 入管 |
| 司法書士 phí đăng ký | 50.000 – 120.000 yên | 50.000 – 100.000 yên | Không bắt buộc nếu tự làm, nhưng rủi ro sai sót cao |
| 行政書士 phí làm hồ sơ visa | 120.000 – 300.000 yên | 120.000 – 300.000 yên | Gói trọn “lập công ty + xin visa” thường 250.000 – 450.000 yên |
| Xác nhận kế hoạch kinh doanh bởi chuyên gia (mới từ 2025) | 50.000 – 200.000 yên | 50.000 – 200.000 yên | Do 中小企業診断士 / 公認会計士 / 税理士 thực hiện. Giá dao động lớn theo độ phức tạp |
| Vốn điều lệ (資本金) | 30.000.000 yên | 30.000.000 yên | Không phải “chi phí mất đi” – tiền vẫn là tài sản công ty, dùng để kinh doanh |
Tổng chi phí thực tế – các mức ngân sách
| Tự làm hoàn toàn, 合同会社, điều lệ điện tử | Khoảng 230.000 – 260.000 yên (chưa gồm vốn). Rủi ro cao vì phải tự soạn 定款, tự đăng ký 登記, tự làm hồ sơ 入管 bằng tiếng Nhật |
|---|---|
| 合同会社 + thuê 行政書士 trọn gói | Khoảng 450.000 – 700.000 yên (chưa gồm vốn). Đây là mức phổ biến nhất trong cộng đồng người Việt |
| 株式会社 + thuê 行政書士 và 司法書士 | Khoảng 600.000 – 900.000 yên (chưa gồm vốn) |
| Tổng tiền mặt cần chuẩn bị thực tế | 31.000.000 – 32.000.000 yên bao gồm vốn 30 triệu. Ngoài ra cần thêm tiền thuê văn phòng đặt cọc (敷金・礼金 thường 4–6 tháng tiền thuê), thiết bị, và ít nhất 6 tháng chi phí vận hành |
| Chi phí vận hành năm đầu (ước tính) | Thuê văn phòng 60万–100万 yên/năm + lương 1 nhân viên 300万–360万 yên/năm + 税理士 顧問料 30万–60万 yên/năm + bảo hiểm xã hội phần công ty. Tổng tối thiểu khoảng 500万 yên/năm |
Quy trình A–Z: 10 bước từ ý tưởng đến cầm visa trong tay
Dưới đây là lộ trình thực tế. Tổng thời gian từ lúc bắt đầu nghiêm túc đến khi cầm thẻ cư trú mới thường là 5 đến 10 tháng, tùy vào việc bạn đang ở Nhật (xin 変更) hay ở nước ngoài (xin 認定証明書), và tùy vào mức độ chuẩn bị.
Bước 1 – Lên kế hoạch kinh doanh và kiểm tra điều kiện (1–3 tháng)
Trước khi tiêu bất cứ đồng nào, hãy trả lời: Bạn có 30 triệu yên và chứng minh được nguồn gốc không? Bạn có bằng thạc sĩ/tiến sĩ liên quan hoặc 3 năm kinh nghiệm quản lý chứng minh được không? Bạn hoặc nhân viên tương lai có N2 không? Ngành bạn định làm có cần giấy phép gì? Nếu một trong các câu trả lời là “không”, hãy giải quyết trước khi đi tiếp. Đây cũng là lúc nên tư vấn với 行政書士 – nhiều văn phòng có tư vấn lần đầu miễn phí hoặc 5.000 yên.
Bước 2 – Tìm và ký hợp đồng văn phòng (2–6 tuần)
Tìm văn phòng có hợp đồng ghi 事業用. Vấn đề “con gà quả trứng”: bạn chưa có công ty nên chưa ký được hợp đồng dưới tên công ty; chủ nhà lại thường không muốn ký với cá nhân người nước ngoài. Giải pháp thông dụng: ký hợp đồng dưới tên cá nhân của bạn với điều khoản ghi rõ sẽ chuyển sang tên pháp nhân sau khi thành lập (法人成り時に名義変更する), hoặc xin văn bản cam kết (承諾書) từ chủ nhà. Hãy hỏi trước công ty môi giới (不動産屋) rằng chủ nhà có chấp nhận không.
Bước 3 – Quyết định các thông tin cơ bản của công ty (1 tuần)
Bao gồm: tên công ty (商号) – kiểm tra trùng tên tại 法務局 hoặc trên hệ thống 登記情報提供サービス; địa chỉ trụ sở (本店所在地); ngành nghề kinh doanh (事業目的) – hãy viết rộng và đầy đủ ngay từ đầu vì sửa 定款 sau này tốn 30.000 yên phí đăng ký; vốn điều lệ; năm tài chính (事業年度) – nên chọn kết thúc vào tháng cách xa thời điểm bận rộn nhất của bạn; và cơ cấu ban điều hành. Đồng thời đặt làm con dấu công ty (mất khoảng 3–7 ngày).
Bước 4 – Soạn và chứng thực điều lệ 定款 (1–2 tuần)
Với 株式会社: soạn 定款, sau đó mang tới 公証役場 (văn phòng công chứng) tại tỉnh nơi đặt trụ sở để chứng thực. Từ vài năm nay, việc chứng thực có thể làm qua họp trực tuyến (テレビ電話) nên không bắt buộc đến tận nơi. Với 合同会社: chỉ cần soạn 定款, không cần chứng thực. Dùng điện tử định khoản (電子定款) để tiết kiệm 40.000 yên tiền tem – muốn làm điện tử cần chữ ký số, nên hầu như ai cũng nhờ 行政書士 hoặc 司法書士 làm.
Bước 5 – Nộp vốn điều lệ vào tài khoản (資本金の払込) (1–3 ngày)
Trước khi công ty tồn tại, bạn chưa có tài khoản công ty. Vì vậy vốn được nộp vào tài khoản cá nhân của người sáng lập (発起人). Sau khi tiền vào, in sao kê (通帳のコピー: trang bìa, trang thông tin, trang ghi giao dịch có dòng nộp tiền) và lập 払込証明書. Quan trọng: giao dịch phải hiển thị là khoản nộp vào có tên người nộp, không phải số dư sẵn có. Nhiều người bị 法務局 trả lại vì chỉ có số dư mà không có giao dịch nộp.
Bước 6 – Đăng ký thành lập tại 法務局 (登記申請) (1–3 tuần)
Nộp hồ sơ đăng ký tại Cục Pháp vụ (法務局) quản lý địa bàn trụ sở. Ngày nộp hồ sơ chính là ngày thành lập công ty (会社設立日) ghi trên sổ đăng ký. Thời gian xử lý thường 7–10 ngày làm việc. Sau khi hoàn tất, lấy 履歴事項全部証明書 (bản sao sổ đăng ký, còn gọi là 登記簿謄本) và 印鑑証明書 của công ty – bạn sẽ cần nhiều bản cho các bước sau.
Bước 7 – Đăng ký với cơ quan thuế và bảo hiểm (2–4 tuần)
Đây là bước nhiều người bỏ sót và bị phạt sau này. Danh sách phải làm:
Các thủ tục sau thành lập bắt buộc
- 税務署 (Cục thuế quốc gia): 法人設立届出書 (trong 2 tháng), 青色申告の承認申請書 (rất quan trọng – cho phép chuyển lỗ 10 năm, nộp trong 3 tháng kể từ thành lập hoặc trước khi kết thúc năm tài chính đầu, tùy cái nào đến trước), 給与支払事務所等の開設届出書 (trong 1 tháng), 源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書 (cho phép nộp thuế khấu trừ 6 tháng/lần thay vì hàng tháng)
- 都道府県税事務所 và 市町村役場: 法人設立届出書 (thuế địa phương)
- 年金事務所 (Văn phòng lương hưu): 健康保険・厚生年金保険 新規適用届 + 被保険者資格取得届. Bắt buộc với mọi pháp nhân, kể cả chỉ có mình giám đốc. Đây là bằng chứng 入管 rất coi trọng
- 労働基準監督署: 労働保険 保険関係成立届 + 概算保険料申告書 (khi có nhân viên)
- ハローワーク: 雇用保険 適用事業所設置届 + 被保険者資格取得届 (khi có nhân viên)
- Giấy phép ngành: 飲食店営業許可 (保健所), 古物商許可 (cảnh sát), 労働者派遣事業許可 (厚生労働省)… tùy ngành
Bước 8 – Mở tài khoản ngân hàng công ty (2–6 tuần)
Đây là bước khó nhất và mất thời gian nhất đối với người nước ngoài. Từ khi luật chống rửa tiền được siết chặt, ngân hàng Nhật thẩm định tài khoản pháp nhân rất kỹ, đặc biệt với công ty mới thành lập do người nước ngoài làm đại diện. Không hiếm trường hợp bị từ chối ở 3–4 ngân hàng liên tiếp.
Kinh nghiệm thực tế: ngân hàng dễ hơn thường là ngân hàng địa phương (地方銀行) hoặc tín dụng hợp tác xã (信用金庫) gần văn phòng của bạn, đặc biệt nếu bạn đã có tài khoản cá nhân ở đó nhiều năm. Ngân hàng lớn (メガバンク: MUFG, SMBC, みずほ) khó hơn nhiều với công ty mới. Ngân hàng online như GMOあおぞらネット銀行, PayPay銀行, 楽天銀行 đôi khi dễ hơn nhưng cũng có thể từ chối. Hãy chuẩn bị: 登記簿謄本, 定款, 印鑑証明書, hợp đồng thuê văn phòng, ảnh văn phòng, kế hoạch kinh doanh, website hoặc danh thiếp công ty, và thẻ cư trú của bạn.
Bước 9 – Chuẩn bị hồ sơ và nộp lên 入管 (2–4 tuần chuẩn bị)
Từ đây có hai đường tùy tình trạng của bạn. Nếu bạn đang ở Nhật với visa khác (技術・人文知識, 留学, 家族滞在, 特定技能…), bạn nộp 在留資格変更許可申請 (đơn xin đổi tư cách lưu trú), phí 4.000 yên khi được duyệt (nộp bằng 収入印紙). Nếu bạn đang ở nước ngoài, người đại diện tại Nhật nộp 在留資格認定証明書交付申請 (đơn xin cấp Giấy chứng nhận đủ tư cách lưu trú, viết tắt COE), miễn phí, sau đó gửi COE về Việt Nam để bạn xin visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật.
Bước 10 – Chờ kết quả và nhận thẻ cư trú (1–4 tháng)
Thời gian thẩm tra thực tế: 変更 thường 1–3 tháng; 認定証明書 thường 1–4 tháng, có thể lâu hơn nếu 入管 yêu cầu bổ sung tài liệu (追加資料提出通知書). Nếu bị yêu cầu bổ sung, hãy nộp đầy đủ và đúng hạn – việc này không có nghĩa là hồ sơ sẽ trượt, mà thường là dấu hiệu 入管 đang cân nhắc nghiêm túc.
Khi được duyệt: bạn nhận 通知書 (hoặc hagaki thông báo), mang theo hộ chiếu, thẻ cư trú cũ, ảnh thẻ và 収入印紙 4.000 yên tới 入管 để nhận thẻ cư trú mới. Lần đầu, thời hạn được cấp gần như luôn là 1 năm, đôi khi là 4 tháng (nếu bạn xin từ nước ngoài để sang Nhật làm thủ tục thành lập công ty). Rất hiếm khi được 3 hoặc 5 năm ngay lần đầu.
| 4 tháng (4か月) | Cấp cho người từ nước ngoài sang Nhật để thực hiện thủ tục thành lập công ty. Thời hạn 4 tháng đủ để đăng ký công ty và mở tài khoản. Ưu điểm: được đăng ký cư dân (住民登録) và tham gia bảo hiểm quốc dân. Sau đó xin gia hạn lên 1 năm |
|---|---|
| 1 năm (1年) | Mức phổ biến nhất cho lần cấp đầu tiên và vài lần gia hạn đầu. Mỗi năm bạn phải nộp 決算書 và chứng minh kinh doanh ổn định |
| 3 năm (3年) | Cần lịch sử kinh doanh có lãi, nộp thuế đầy đủ, đóng bảo hiểm xã hội đúng, thực hiện đủ nghĩa vụ thông báo với 入管. Thường đạt được sau 3–5 năm hoạt động tốt |
| 5 năm (5年) | Yêu cầu cao nhất: công ty thuộc nhóm 1 hoặc 2 (カテゴリー1・2 – nộp thuế khấu trừ lớn, quy mô đáng kể), hoặc đã có visa 3 năm và duy trì hoạt động ổn định trên 5 năm; con cái đi học đầy đủ; dự định lưu trú trên 3 năm |
Hồ sơ cần chuẩn bị – checklist đầy đủ
Danh sách dưới đây tổng hợp những gì 入管 thường yêu cầu. Lưu ý: hồ sơ chính thức trên trang của 出入国在留管理庁 là danh sách tối thiểu; trong thực tế, hồ sơ mạnh luôn nộp nhiều hơn mức tối thiểu. Mọi tài liệu tiếng Việt phải kèm bản dịch tiếng Nhật có ghi tên và thông tin người dịch.
A. Hồ sơ chung cho cả hai trường hợp (変更 và 認定)
Giấy tờ về công ty
- 履歴事項全部証明書 (bản sao sổ đăng ký công ty) – bản gốc, cấp trong vòng 3 tháng
- 定款 (điều lệ công ty) – bản sao có đóng dấu xác nhận đúng bản gốc
- 事業計画書 (kế hoạch kinh doanh) – kèm văn bản xác nhận của chuyên gia (中小企業診断士/公認会計士/税理士) theo quy định mới
- 資本金の払込を証する書面 (chứng minh đã góp vốn) + sao kê tài khoản
- Tài liệu chứng minh nguồn gốc vốn: sao kê 6–12 tháng, hợp đồng vay, giấy tờ bán tài sản, chứng từ chuyển tiền quốc tế
- Tài liệu về văn phòng: hợp đồng thuê (ghi 事業用), ảnh trong/ngoài, sơ đồ mặt bằng, ảnh biển tên công ty
- Giấy phép ngành nghề (nếu có): 飲食店営業許可証, 古物商許可証, 労働者派遣事業許可証…
- 登記事項証明書 và 印鑑証明書 của công ty
Giấy tờ về nhân sự và tài chính
- Hợp đồng lao động với nhân viên toàn thời gian + bản sao thẻ cư trú/hộ khẩu của người đó (chứng minh thuộc nhóm được tính là 常勤職員)
- 健康保険・厚生年金保険 資格取得確認および標準報酬決定通知書 – chứng minh nhân viên đã tham gia bảo hiểm xã hội
- 給与支払事務所等の開設届出書 có dấu tiếp nhận của 税務署
- Chứng minh năng lực tiếng Nhật: bản gốc chứng chỉ JLPT N2 trở lên hoặc BJT 400 điểm (của bạn hoặc của nhân viên)
- Chứng minh học vấn hoặc kinh nghiệm: bằng thạc sĩ/tiến sĩ + bảng điểm (kèm dịch), HOẶC 在職証明書 chi tiết + giấy tờ đăng ký doanh nghiệp cũ + chứng từ thuế/bảo hiểm chứng minh thời gian làm việc
- 役員報酬 quyết định: biên bản họp hội đồng (取締役会議事録 / 同意書) ghi mức thù lao giám đốc
- Bảng dự toán thu chi chi tiết cho 3 năm (có trong 事業計画書)
B. Nếu bạn ĐANG Ở NHẬT – xin đổi tư cách (在留資格変更許可申請)
Bổ sung cho trường hợp 変更
- 在留資格変更許可申請書 – mẫu dành cho 経営・管理, gồm phần công ty phải điền và đóng dấu
- Ảnh thẻ 4cm × 3cm, chụp trong 3 tháng, nền trắng
- Hộ chiếu và 在留カード (bản gốc để đối chiếu + bản sao)
- 住民票 (bản có ghi đầy đủ thành viên hộ, không rút gọn 続柄)
- 課税証明書 và 納税証明書 của bạn – thường 1–3 năm gần nhất. Đây là chỗ hay bị vấp: nếu bạn từng chưa đóng thuế cư trú đầy đủ, hãy đóng bù trước khi nộp
- Chứng minh đã đóng bảo hiểm hưu trí và y tế: 年金記録照会回答票 hoặc bản sao 領収書 24 tháng gần nhất, thẻ bảo hiểm y tế
- 退職証明書 nếu bạn vừa nghỉ việc ở công ty cũ
- 收入印紙 4.000 yên (nộp khi nhận kết quả duyệt)
C. Nếu bạn ĐANG Ở NƯỚC NGOÀI – xin COE (在留資格認定証明書交付申請)
Bổ sung cho trường hợp 認定
- 在留資格認定証明書交付申請書
- Ảnh thẻ 4cm × 3cm
- Bản sao hộ chiếu (trang thông tin cá nhân, các trang có dấu xuất nhập cảnh Nhật nếu có)
- Phong bì có dán tem (返信用封筒) để 入管 gửi COE về – hiện nhiều nơi chuyển sang thông báo điện tử qua hệ thống オンライン申請
- Người đại diện tại Nhật (代理人): thường là người trong công ty đã thành lập, cần thẻ cư trú và giấy tờ của người đó
- Sau khi có COE: mang COE + hộ chiếu + đơn xin visa tới Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội hoặc Tổng lãnh sự quán tại TP.HCM, thường mất 5–10 ngày làm việc. COE có hiệu lực 3 tháng – phải nhập cảnh trong thời hạn này
Kế hoạch kinh doanh (事業計画書) – trái tim của hồ sơ
Nếu phải chọn một tài liệu quan trọng nhất trong toàn bộ hồ sơ 経営・管理, đó là 事業計画書. Từ tháng 10/2025, tài liệu này còn quan trọng hơn nữa vì bắt buộc phải có xác nhận của chuyên gia (中小企業診断士, 公認会計士 hoặc 税理士). Người xác nhận không được là thành viên ban điều hành của chính công ty bạn, và chứng chỉ nước ngoài không được chấp nhận.
入管 thực sự tìm gì trong kế hoạch kinh doanh?
Thẩm tra viên không phải nhà đầu tư mạo hiểm – họ không tìm ý tưởng đột phá. Họ tìm bằng chứng rằng doanh nghiệp này sẽ tồn tại và tạo ra thu nhập ổn định cho ít nhất vài năm, đủ để bạn sống ở Nhật mà không phải làm việc trái phép và đủ để đóng thuế, bảo hiểm. Cụ thể họ đọc:
Những gì thẩm tra viên soi kỹ trong 事業計画書
- Tính cụ thể: Ai là khách hàng? Ở đâu? Bao nhiêu người? Nếu bạn viết “khách hàng là người Việt tại Nhật” mà không có số liệu dân số người Việt ở khu vực đó, đây là dấu hiệu kế hoạch viết cho có
- Tính nhất quán số học: doanh thu dự kiến phải khớp với công suất thực tế. Quán 20 chỗ ngồi không thể có doanh thu 5 triệu yên/tháng nếu đơn giá 1.000 yên/khách – phải bán 5.000 suất/tháng = 166 suất/ngày, tức quay vòng 8 lượt/chỗ/ngày. Không hợp lý
- Chi phí đầy đủ, không “quên”: tiền thuê, nguyên liệu, lương nhân viên, bảo hiểm xã hội phần công ty, điện nước gas, thuế, phí 税理士, khấu hao thiết bị, chi phí marketing. Kế hoạch không có mục bảo hiểm xã hội là dấu hiệu người viết không hiểu vận hành doanh nghiệp Nhật
- Nguồn vốn và dòng tiền: bao lâu thì hòa vốn? Nếu 6 tháng đầu lỗ, tiền ở đâu để trả lương và tiền thuê?
- Kinh nghiệm của bạn khớp với ngành: nếu bạn định mở nhà hàng, bạn từng làm bếp/quản lý nhà hàng chưa? Nếu định làm xuất nhập khẩu, bạn có mối quan hệ với nhà cung cấp nào?
- Bằng chứng đã bắt đầu thật: thư báo giá từ nhà cung cấp, MOU/LOI với đối tác, ảnh mặt bằng đã thuê, thiết bị đã mua, website đã có, danh thiếp, đơn hàng thử
Số liệu thị trường nên đưa vào
Kế hoạch có số liệu thị trường thật luôn thuyết phục hơn kế hoạch chỉ nói suông. Với các ngành người Việt hay làm, đây là những nguồn số liệu bạn nên trích dẫn (và luôn ghi rõ nguồn + năm):
Nguồn số liệu đáng tin cậy để trích dẫn
- 出入国在留管理庁 – 在留外国人統計: số người Việt Nam theo tỉnh, thành phố và theo tư cách lưu trú. Đây là số liệu vàng nếu khách hàng mục tiêu là cộng đồng người Việt
- 総務省統計局 – 住民基本台帳: dân số theo phường/xã, giúp ước lượng quy mô thị trường quanh cửa hàng
- 経済産業省 – 商業動態統計 và 特定サービス産業動態統計: quy mô ngành bán lẻ, dịch vụ
- 日本フードサービス協会: số liệu ngành ăn uống, đơn giá bình quân, tỷ lệ khách quay lại
- 厚生労働省 – 賃金構造基本統計調査: mức lương bình quân theo ngành và vùng, dùng để tính chi phí nhân sự thực tế
- 日本政策金融公庫 – 新規開業実態調査: vốn khởi nghiệp bình quân, thời gian hòa vốn bình quân theo ngành – rất hữu ích để kiểm chứng dự báo của bạn là hợp lý
Dự báo doanh thu thế nào là “thực tế”?
Nguyên tắc vàng: xây từ dưới lên (bottom-up), không phải từ trên xuống. Đừng viết “thị trường 100 tỷ yên, tôi chiếm 0,01% = 10 triệu yên”. Hãy viết: số ghế × số lượt quay vòng/ngày × đơn giá × số ngày mở cửa = doanh thu tháng. Rồi kiểm tra ngược: con số đó có nghĩa là bao nhiêu khách/ngày? Bạn có đủ nhân sự phục vụ ngần đó khách không?
Ba mẫu tính nhanh cho các ngành phổ biến:
| Ngành | Công thức doanh thu tháng | Ví dụ tính thực tế |
|---|---|---|
| Quán ăn Việt | Số ghế × Lượt quay vòng/ngày × Đơn giá × Số ngày mở | 24 ghế × 2,2 lượt × 1.150 yên × 26 ngày ≈ 1.578.000 yên/tháng |
| Tiệm nail | Số ghế kỹ thuật × Số khách/ghế/ngày × Đơn giá × Số ngày | 3 ghế × 4 khách × 6.500 yên × 25 ngày ≈ 1.950.000 yên/tháng |
| Siêu thị thực phẩm | Số khách/ngày × Giá trị giỏ hàng bình quân × Số ngày | 90 khách × 2.100 yên × 29 ngày ≈ 5.481.000 yên/tháng |
| Xuất nhập khẩu | Số lô hàng/tháng × Giá trị lô × Biên lợi nhuận gộp | 4 container × 3.500.000 yên × 18% ≈ 2.520.000 yên lãi gộp/tháng |
Vì sao hồ sơ bị từ chối – 8 lý do phổ biến nhất
Lý do 1: Không chứng minh được nguồn gốc vốn
Đây là lý do số một. Tiền vào tài khoản một cục lớn ngay trước khi nộp hồ sơ, không có lịch sử tích lũy, không có chứng từ chuyển tiền quốc tế. 入管 nghi ngờ đây là “tiền mượn để trình diễn” (見せ金) – tiền của người khác đưa vào cho đủ điều kiện rồi rút ra ngay sau khi có visa. Cách tránh: chuyển tiền sớm ít nhất 6 tháng, qua kênh chính thức, giữ toàn bộ chứng từ; nếu vay thì lập hợp đồng vay rõ ràng kèm chứng minh khả năng tài chính của người cho vay.
Lý do 2: Văn phòng không đạt (virtual office, coworking, nhà ở)
Địa chỉ ảo, bàn chung, hoặc dùng chung cư làm văn phòng mà không tách bạch. Cách tránh: thuê văn phòng thật với hợp đồng ghi 事業用, kỳ hạn từ 1 năm, gắn biển tên công ty, chụp đủ ảnh trong ngoài, kèm sơ đồ mặt bằng.
Lý do 3: Kế hoạch kinh doanh thiếu thực tế hoặc mâu thuẫn nội bộ
Doanh thu dự kiến không khớp với công suất, chi phí thiếu mục bảo hiểm xã hội hoặc thuế, con số ở phần văn xuôi khác con số ở bảng tài chính. Cách tránh: xây dự báo bottom-up, kiểm tra chéo mọi con số, và nhờ 税理士/中小企業診断士 rà soát – từ 2025 việc này đã là bắt buộc nên hãy tận dụng để họ vừa xác nhận vừa sửa lỗi cho bạn.
Lý do 4: Không đáp ứng điều kiện mới về học vấn / kinh nghiệm 3 năm
Rất nhiều người vẫn làm hồ sơ theo hiểu biết cũ, không biết rằng từ 16/10/2025 phải có bằng thạc sĩ trở lên hoặc 3 năm kinh nghiệm quản lý. Hoặc có kinh nghiệm nhưng giấy xác nhận quá sơ sài, chỉ ghi “làm nhân viên” mà không thể hiện vai trò quản lý. Cách tránh: chuẩn bị 在職証明書 chi tiết ghi rõ chức danh, số nhân sự dưới quyền, phạm vi quyết định; kèm giấy tờ pháp lý (đăng ký kinh doanh, quyết định bổ nhiệm) và chứng từ thuế/bảo hiểm chứng minh thời gian.
Lý do 5: Không có nhân viên toàn thời gian đủ điều kiện
Thuê người đang giữ visa 技術・人文知識 hoặc 特定技能 rồi khai là 常勤職員 – nhóm này về nguyên tắc không được tính theo quy định mới. Hoặc có nhân viên nhưng chưa đăng ký bảo hiểm xã hội. Cách tránh: tuyển người Nhật, người vĩnh trú, định trú hoặc vợ/chồng người Nhật; đăng ký 社会保険 ngay và nộp kèm 資格取得確認通知書.
Lý do 6: Có tiền sử vi phạm – thuế, bảo hiểm, hoặc làm quá giờ
Chưa nộp thuế cư trú (住民税), chưa đóng 国民年金 trong thời gian là du học sinh, hoặc từng làm baito quá 28 giờ/tuần khi còn visa 留学. 入管 tra được toàn bộ những điều này. Cách tránh: đóng bù toàn bộ thuế và bảo hiểm còn thiếu trước khi nộp, giữ biên lai; nếu có vi phạm trong quá khứ, viết 理由書 giải trình thành thật kèm bằng chứng đã khắc phục.
Lý do 7: Nghi ngờ “đứng tên hộ” (名義貸し)
Tình huống điển hình: một người Việt đã có vĩnh trú hoặc một người Nhật thực chất bỏ tiền và điều hành, còn bạn chỉ đứng tên giám đốc để lấy visa. Dấu hiệu 入管 nhận ra: bạn không trả lời được câu hỏi về kinh doanh của chính mình khi phỏng vấn, vốn không phải của bạn, người khác ký hết mọi hợp đồng, bạn không có mặt ở văn phòng. Cách tránh: phải thực sự là chủ và thực sự điều hành. Nếu có đồng sáng lập, hãy khai minh bạch cơ cấu sở hữu.
Lý do 8: Ngành nghề thiếu giấy phép hoặc có yếu tố “phong tục” (風俗営業)
Mở quán ăn mà chưa có 飲食店営業許可, làm phái cử mà chưa có 労働者派遣事業許可. Nghiêm trọng hơn: ngành thuộc diện 風俗営業 (quán bar có tiếp khách, snack, karaoke có phục vụ rượu sau nửa đêm, massage có yếu tố nhạy cảm) – 入管 rất hạn chế cấp 経営・管理 cho các ngành này. Cách tránh: xin đủ giấy phép trước khi nộp hồ sơ; nếu ngành có nguy cơ bị xếp vào 風俗営業, hãy tư vấn 行政書士 trước khi đầu tư.
Sau khi có visa: nghĩa vụ thuế, bảo hiểm, quyết toán và gia hạn
Nhiều người nghĩ có visa là xong. Thực tế, giai đoạn khó nhất mới bắt đầu: bạn phải vận hành doanh nghiệp thật, có lãi thật, và mỗi năm chứng minh lại với 入管. Visa 経営・管理 là loại visa có tỷ lệ không được gia hạn cao hơn hẳn các visa lao động khác, chủ yếu vì lý do kinh doanh thua lỗ kéo dài.
Nghĩa vụ thuế của công ty
| Loại thuế | Nội dung | Thời điểm nộp |
|---|---|---|
| 法人税 (Thuế thu nhập doanh nghiệp) | Thuế quốc gia trên lợi nhuận. DNVVN: khoảng 15% với phần thu nhập dưới 8 triệu yên/năm, 23,2% với phần vượt | Trong 2 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính |
| 法人住民税 (Thuế cư trú pháp nhân) | Gồm phần theo thu nhập (法人税割) và phần cố định (均等割) phải nộp kể cả khi lỗ. Vốn 30 triệu yên → khoảng 180.000 yên/năm | Cùng lúc với 法人税 |
| 法人事業税 (Thuế kinh doanh pháp nhân) | Thuế địa phương trên thu nhập, thuế suất lũy tiến theo bậc | Cùng lúc với 法人税 |
| 消費税 (Thuế tiêu dùng 10%) | Với vốn từ 10 triệu yên → là 課税事業者 ngay từ năm đầu, không có miễn 2 năm. Cần đăng ký インボイス nếu bán cho doanh nghiệp | Trong 2 tháng sau kết thúc năm tài chính; nếu số thuế lớn phải nộp tạm ứng giữa kỳ (中間申告) |
| 源泉所得税 (Thuế khấu trừ tại nguồn) | Khấu trừ từ lương nhân viên và thù lao giám đốc, công ty nộp thay | Ngày 10 tháng sau; nếu đã xin 納期の特例 thì 2 lần/năm (10/7 và 20/1) |
| 償却資産税 (Thuế tài sản khấu hao) | Trên thiết bị, máy móc có giá trị. Miễn nếu tổng giá trị đánh giá dưới 1,5 triệu yên | Khai báo trước 31/1 hàng năm |
| 年末調整 và 法定調書 | Quyết toán thuế cuối năm cho nhân viên, nộp bảng lương cho 税務署 và 市役所 | Tháng 12 – tháng 1 |
Nếu bạn cũng nhận lương giám đốc (役員報酬), bạn còn có nghĩa vụ thuế cá nhân. Về 年末調整 và cách hoạt động của thuế cá nhân ở Nhật, xem thêm: Thuế và nenmatsu chosei ở Nhật.
Bảo hiểm xã hội bắt buộc
Mọi pháp nhân ở Nhật đều bắt buộc tham gia 社会保険 (健康保険 + 厚生年金保険), kể cả công ty chỉ có một mình giám đốc – miễn là giám đốc có nhận thù lao. Đây không phải lựa chọn. Không tham gia có ba hậu quả: bị 年金事務所 truy thu ngược tối đa 2 năm (số tiền có thể lên tới hàng triệu yên); bị 入管 đánh giá tiêu cực khi gia hạn visa; và ảnh hưởng nặng tới đơn xin vĩnh trú sau này.
| 健康保険 (Bảo hiểm y tế) | Khoảng 10% lương chuẩn, chia đôi công ty và cá nhân. Người từ 40 tuổi cộng thêm 介護保険料 khoảng 1,8% |
|---|---|
| 厚生年金保険 (Hưu trí) | 18,3% lương chuẩn, chia đôi công ty và cá nhân |
| 雇用保険 (Bảo hiểm thất nghiệp) | Áp dụng cho nhân viên, không áp dụng cho giám đốc. Công ty đóng phần lớn hơn |
| 労災保険 (Bảo hiểm tai nạn lao động) | Công ty đóng 100%. Bắt buộc khi có nhân viên, kể cả part-time |
| Tổng gánh nặng phía công ty | Khoảng 15–16% quỹ lương. Với 1 nhân viên lương 250.000 yên/tháng, công ty tốn thêm khoảng 38.000 yên/tháng |
Quyết toán năm (決算) và báo cáo
Cuối mỗi năm tài chính, công ty phải lập 決算書 gồm bảng cân đối kế toán (貸借対照表), báo cáo kết quả kinh doanh (損益計算書), bảng chi tiết (勘定科目内訳明細書) và báo cáo tình hình doanh nghiệp (法人事業概況説明書). Hồ sơ này nộp cho 税務署 và cũng chính là tài liệu 入管 xem khi bạn gia hạn visa.
Chi phí thuê 税理士 tại Nhật thường: 顧問料 (phí tư vấn thường xuyên) 20.000–50.000 yên/tháng, cộng 決算料 (phí quyết toán) 100.000–250.000 yên/năm. Với công ty nhỏ, có thể chọn gói “chỉ làm quyết toán” khoảng 150.000–300.000 yên/năm. Đây là khoản gần như bắt buộc – tự làm quyết toán pháp nhân bằng tiếng Nhật là việc rất rủi ro.
Gia hạn visa – 入管 nhìn vào đâu
Khi gia hạn (在留期間更新許可申請), ngoài hồ sơ cơ bản, 入管 yêu cầu 決算書 hai năm gần nhất, 法定調書合計表 (bảng tổng hợp lương đã trả có dấu tiếp nhận của 税務署), 納税証明書 của công ty và cá nhân, và tài liệu chứng minh vẫn duy trì văn phòng và nhân sự.
Ba tình huống nguy hiểm khi gia hạn
- Lỗ hai năm liên tiếp và vốn chủ sở hữu âm (債務超過): Đây là tình huống nặng nhất. Nếu vốn chủ sở hữu âm, 入管 thường yêu cầu ý kiến của chuyên gia (中小企業診断士 hoặc 公認会計士) đánh giá khả năng phục hồi. Không có ý kiến này, khả năng bị từ chối rất cao.
- Lỗ một năm nhưng chưa âm vốn: Thường vẫn được gia hạn, nhưng có thể bị rút thời hạn xuống 1 năm và kèm theo yêu cầu giải trình kế hoạch cải thiện.
- Có lãi nhưng thù lao giám đốc quá thấp: Nếu 役員報酬 của bạn dưới mức đủ sống (thường coi là dưới khoảng 20 vạn yên/tháng), 入管 nghi ngờ bạn đang sống bằng nguồn khác – có thể là làm việc trái phép. Hãy đặt mức thù lao hợp lý và nhất quán.
Hướng dẫn chi tiết về thủ tục gia hạn nói chung: Gia hạn tư cách lưu trú ở Nhật.
Con đường tới vĩnh trú (永住権)
Với chủ doanh nghiệp, vĩnh trú là mục tiêu rất đáng theo đuổi vì nó gỡ bỏ hoàn toàn ràng buộc “kinh doanh phải có lãi mới giữ được visa”. Điều kiện cơ bản cho người giữ 経営・管理:
Điều kiện xin vĩnh trú với chủ doanh nghiệp
- Cư trú liên tục tại Nhật từ 10 năm trở lên, trong đó có từ 5 năm giữ tư cách lưu trú làm việc (thời gian 経営・管理 được tính)
- Đang giữ thời hạn lưu trú 3 năm hoặc 5 năm – đây là rào cản lớn nhất. Nếu bạn cứ được cấp 1 năm mỗi lần, bạn không đủ điều kiện nộp. Vì vậy mục tiêu trung hạn phải là lấy được visa 3 năm
- Thu nhập ổn định: thường yêu cầu 役員報酬 từ khoảng 300万 yên/năm trở lên (cao hơn nếu có người phụ thuộc – thường cộng thêm khoảng 70万–80万 yên cho mỗi người)
- Nộp thuế đầy đủ và đúng hạn – cả thuế cá nhân và thuế công ty. Nộp muộn dù chỉ vài ngày cũng bị ghi nhận
- Đóng bảo hiểm xã hội và hưu trí đúng hạn trong ít nhất 2 năm gần nhất. Công ty của bạn phải tham gia 社会保険 – đây là điểm nhiều chủ doanh nghiệp người Việt bị trượt
- Công ty đang hoạt động bình thường: có 決算書, không âm vốn chủ sở hữu kéo dài, không nợ thuế
- Không có tiền án tiền sự, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thông báo với 入管 (thay đổi địa chỉ, thay đổi cơ quan)
Thời gian xét đơn vĩnh trú hiện nay thường 8 tháng đến hơn 1 năm. Đọc thêm: Visa vĩnh trú (eijuken) là gì và Hướng dẫn xin vĩnh trú ở Nhật.
Ba trường hợp thực tế
Ba ví dụ dưới đây được xây dựng dựa trên các mô hình phổ biến trong cộng đồng người Việt tại Nhật. Tên và chi tiết nhận dạng đã được thay đổi; các con số là mức điển hình để bạn tham khảo, không phải cam kết kết quả.
Trường hợp 1: Quán ăn Việt tại Osaka – anh T., 34 tuổi
Anh T. sang Nhật năm 2014 theo diện thực tập sinh ngành chế biến thực phẩm, sau đó về nước 1 năm rồi quay lại bằng visa 技術・人文知識・国際業務 làm quản lý ca tại một chuỗi nhà hàng, thăng lên vị trí 店長 phụ trách 12 nhân viên trong 4 năm. Năm 2025 anh quyết định mở quán phở riêng tại khu Tsuruhashi, Osaka.
| Điều kiện học vấn / kinh nghiệm | Không có bằng thạc sĩ, nhưng có 4 năm làm 店長 – vượt yêu cầu 3 năm kinh nghiệm quản lý. Chuẩn bị 在職証明書 chi tiết ghi rõ quyền quyết định về đặt hàng, xếp ca, tuyển dụng |
|---|---|
| Tiếng Nhật | Đã có JLPT N2 từ năm 2019 → tự thỏa mãn điều kiện tiếng Nhật, không cần dựa vào nhân viên |
| Vốn điều lệ | 30.000.000 yên: 12 triệu tiết kiệm 10 năm ở Nhật + 13 triệu từ bán đất gia đình ở Việt Nam (có hợp đồng công chứng + chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng) + 5 triệu vay anh trai đã có vĩnh trú tại Nhật (hợp đồng vay 0% lãi, 5 năm) |
| Loại hình | 合同会社 – tiết kiệm khoảng 52.000 yên phí chứng thực điều lệ, đủ dùng cho mô hình quán ăn |
| Mặt bằng | Cửa hàng 26m², 24 ghế. Tiền thuê 168.000 yên/tháng, đặt cọc 6 tháng = 1.008.000 yên. Cải tạo và thiết bị bếp: 4.200.000 yên |
| Nhân viên toàn thời gian | Tuyển 1 người Việt đã có vĩnh trú, lương 245.000 yên/tháng, đăng ký 社会保険 ngay tháng đầu |
| Doanh thu năm 1 (dự kiến) | 24 ghế × 2,0 lượt × 1.100 yên × 26 ngày ≈ 1.373.000 yên/tháng → khoảng 16.470.000 yên/năm |
| Kết quả | Tháng 1–5 lỗ khoảng 380.000 yên/tháng; hòa vốn tháng 9; năm đầu lỗ nhẹ khoảng 1,4 triệu yên. Visa lần đầu: 1 năm. Gia hạn năm 2 được cấp tiếp 1 năm sau khi 決算 năm 2 có lãi 2,1 triệu yên |
Trường hợp 2: Công ty xuất nhập khẩu thực phẩm tại Tokyo – chị H., 41 tuổi
Chị H. tốt nghiệp thạc sĩ Quản trị kinh doanh tại một đại học ở Tokyo năm 2016, sau đó làm 8 năm tại bộ phận thu mua của một công ty thương mại Nhật, phụ trách nguồn hàng Đông Nam Á. Năm 2026 chị lập công ty nhập khẩu nông sản khô và gia vị từ Việt Nam.
| Điều kiện học vấn | Có bằng thạc sĩ MBA tại Nhật → thỏa mãn điều kiện học vấn mới, đồng thời tốt nghiệp đại học Nhật nên cũng thỏa điều kiện tiếng Nhật |
|---|---|
| Vốn điều lệ | 30.000.000 yên: 22 triệu tiết kiệm cá nhân 10 năm làm việc (chứng minh bằng sao kê + 源泉徴収票 các năm) + 8 triệu từ chồng (đã có vĩnh trú, góp vốn với tư cách cổ đông và có tên trong sổ cổ đông) |
| Loại hình | 株式会社 – vì đối tác là các nhà phân phối và siêu thị Nhật, cần uy tín; cũng dự định vay 日本政策金融公庫 sau này |
| Văn phòng | Văn phòng nhỏ 32m² tại Koto-ku gần cảng, thuê 112.000 yên/tháng + kho gửi ngoài (倉庫) thuê theo pallet |
| Giấy phép | 食品衛生法 – nộp 食品等輸入届出 cho 検疫所 với mỗi lô hàng; xin số 輸入者コード; đăng ký インボイス |
| Nhân viên toàn thời gian | 1 nhân viên người Nhật phụ trách nghiệp vụ thông quan và kế toán, lương 280.000 yên/tháng |
| Doanh thu năm 1 | 4 container/tháng trung bình từ tháng 4; giá trị hàng khoảng 3,2 triệu yên/container, biên lợi nhuận gộp 17–20%. Doanh thu năm 1 khoảng 115 triệu yên, lãi gộp khoảng 20 triệu yên |
| Kết quả | Sau chi phí kho vận, lương, thuế và bảo hiểm, năm đầu lãi ròng khoảng 2,8 triệu yên. Visa lần đầu 1 năm; sau 3 năm liên tiếp có lãi và nộp thuế đầy đủ, được nâng lên 3 năm |
Trường hợp 3: Tiệm nail tại Nagoya – chị L., 29 tuổi
Chị L. sang Nhật du học năm 2018, tốt nghiệp trường 専門学校 ngành làm đẹp, sau đó làm 4 năm tại một tiệm nail của người Nhật, 2 năm cuối ở vị trí 店長 phụ trách 5 kỹ thuật viên. Năm 2026 chị mở tiệm riêng.
| Điều kiện học vấn / kinh nghiệm | Bằng 専門学校 không phải 専門職学位 nên không thỏa điều kiện học vấn. Nhưng có 2 năm làm 店長 + 2 năm trưởng nhóm – phải chuẩn bị 在職証明書 rất kỹ để chứng minh đủ 3 năm quản lý. Đây là điểm rủi ro nhất của hồ sơ này |
|---|---|
| Tiếng Nhật | Tốt nghiệp 専門学校 không tự động thỏa điều kiện (quy định nêu “đại học/cơ sở giáo dục bậc cao”). Chị L. đã thi và có JLPT N2 để chắc chắn |
| Vốn điều lệ | 30.000.000 yên: 9 triệu tiết kiệm + 16 triệu vay bố mẹ ở Việt Nam (hợp đồng vay 10 năm, 0% lãi, kèm sao kê tài khoản và giấy tờ nhà đất của bố mẹ chứng minh khả năng cho vay) + 5 triệu từ chồng có visa 技術・人文知識 |
| Loại hình | 合同会社 |
| Mặt bằng | Tầng 2 một tòa nhà gần ga, 38m², 3 ghế kỹ thuật + 1 ghế gội. Thuê 135.000 yên/tháng. Nội thất và thiết bị: 3.600.000 yên |
| Nhân viên toàn thời gian | 1 kỹ thuật viên người Việt đã kết hôn với người Nhật (visa 日本人の配偶者等 → được tính là 常勤職員 hợp lệ), lương 235.000 yên/tháng + hoa hồng |
| Doanh thu dự kiến | 3 ghế × 3,5 khách/ngày × 6.200 yên × 25 ngày ≈ 1.627.500 yên/tháng ở giai đoạn ổn định; 6 tháng đầu chỉ đạt khoảng 55% công suất |
| Kết quả | Năm đầu doanh thu khoảng 13,8 triệu yên, lỗ khoảng 900.000 yên. 事業計画書 được một 中小企業診断士 xác nhận với chi phí 120.000 yên. Visa được cấp 1 năm |
Từ điển thuật ngữ Nhật – Việt cho người mở công ty
| Tiếng Nhật | Cách đọc | Giải thích tiếng Việt |
|---|---|---|
| 経営・管理 | けいえい・かんり (keiei kanri) | Tư cách lưu trú Kinh doanh – Quản lý, dành cho chủ doanh nghiệp và quản lý cấp cao |
| 在留資格 | ざいりゅうしかく (zairyu shikaku) | Tư cách lưu trú – loại “visa” bạn đang giữ khi ở Nhật |
| 在留カード | ざいりゅうカード (zairyu card) | Thẻ cư trú, phải mang theo người mọi lúc |
| 在留資格変更許可申請 | ざいりゅうしかくへんこうきょかしんせい | Đơn xin đổi tư cách lưu trú – dùng khi bạn đang ở Nhật |
| 在留資格認定証明書 | ざいりゅうしかくにんていしょうめいしょ | COE – Giấy chứng nhận đủ tư cách lưu trú, dùng khi xin từ nước ngoài |
| 出入国在留管理庁 | しゅつにゅうこくざいりゅうかんりちょう | Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú (thường gọi tắt là 入管 – nyukan) |
| 上陸基準省令 | じょうりくきじゅんしょうれい | Nghị định tiêu chuẩn nhập cảnh – văn bản quy định điều kiện của từng tư cách lưu trú |
| 経過措置 | けいかそち (keika sochi) | Quy định chuyển tiếp – áp dụng cho người đã có visa trước khi luật đổi |
| 株式会社 | かぶしきがいしゃ (kabushiki gaisha) | Công ty cổ phần – loại hình có uy tín cao nhất |
| 合同会社 | ごうどうがいしゃ (godo gaisha) | Công ty hợp danh TNHH, tương tự LLC – chi phí thành lập rẻ hơn |
| 代表取締役 | だいひょうとりしまりやく | Đại diện giám đốc – người đứng đầu 株式会社 |
| 代表社員 | だいひょうしゃいん | Đại diện thành viên – người đứng đầu 合同会社 |
| 定款 | ていかん (teikan) | Điều lệ công ty – văn bản nền tảng ghi tên, trụ sở, ngành nghề, vốn |
| 電子定款 | でんしていかん | Điều lệ điện tử – dùng để miễn 40.000 yên tem thuế |
| 公証役場 | こうしょうやくば | Văn phòng công chứng – nơi chứng thực điều lệ của 株式会社 |
| 資本金 | しほんきん (shihonkin) | Vốn điều lệ – từ 16/10/2025 yêu cầu tối thiểu 30 triệu yên |
| 払込証明書 | はらいこみしょうめいしょ | Giấy chứng minh đã góp vốn vào tài khoản |
| 増資 | ぞうし (zoushi) | Tăng vốn điều lệ |
| 登記 | とうき (touki) | Đăng ký pháp lý – thủ tục đăng ký thành lập công ty tại 法務局 |
| 法務局 | ほうむきょく (homukyoku) | Cục Pháp vụ – nơi làm thủ tục đăng ký công ty |
| 履歴事項全部証明書 | りれきじこうぜんぶしょうめいしょ | Bản sao sổ đăng ký công ty (còn gọi 登記簿謄本) |
| 登録免許税 | とうろくめんきょぜい | Thuế đăng ký thành lập – vốn × 0,7%, tối thiểu 15 vạn (KK) / 6 vạn (GK) yên |
| 印鑑証明書 | いんかんしょうめいしょ | Giấy chứng nhận con dấu đã đăng ký |
| 事業計画書 | じぎょうけいかくしょ | Kế hoạch kinh doanh – từ 2025 bắt buộc có xác nhận của chuyên gia |
| 中小企業診断士 | ちゅうしょうきぎょうしんだんし | Chuyên gia tư vấn doanh nghiệp vừa và nhỏ – được phép xác nhận kế hoạch kinh doanh |
| 公認会計士 | こうにんかいけいし | Kiểm toán viên công chứng |
| 税理士 | ぜいりし (zeirishi) | Chuyên viên thuế – người bạn cần thuê để làm quyết toán |
| 行政書士 | ぎょうせいしょし (gyoseishoshi) | Luật sư hành chính – chuyên làm hồ sơ visa và giấy phép |
| 司法書士 | しほうしょし (shihoshoshi) | Luật sư tư pháp – chuyên làm thủ tục đăng ký công ty tại 法務局 |
| 社会保険労務士 | しゃかいほけんろうむし | Chuyên viên bảo hiểm xã hội và lao động (gọi tắt 社労士) |
| 常勤職員 | じょうきんしょくいん | Nhân viên toàn thời gian – từ 2025 bắt buộc tối thiểu 1 người |
| 役員報酬 | やくいんほうしゅう | Thù lao giám đốc – phải cố định mỗi tháng (定期同額給与) |
| 社会保険 | しゃかいほけん (shakai hoken) | Bảo hiểm xã hội: y tế + hưu trí, bắt buộc với mọi pháp nhân |
| 厚生年金 | こうせいねんきん | Bảo hiểm hưu trí phúc lợi – 18,3% lương, chia đôi công ty và cá nhân |
| 年金事務所 | ねんきんじむしょ | Văn phòng lương hưu – nơi đăng ký bảo hiểm xã hội cho công ty |
| 税務署 | ぜいむしょ (zeimusho) | Cục thuế quốc gia |
| 法人税 | ほうじんぜい (hojinzei) | Thuế thu nhập doanh nghiệp |
| 法人住民税 | ほうじんじゅうみんぜい | Thuế cư trú pháp nhân – phần 均等割 phải nộp kể cả khi lỗ |
| 消費税 | しょうひぜい (shohizei) | Thuế tiêu dùng 10% – công ty vốn từ 10 triệu yên phải nộp ngay năm đầu |
| 源泉徴収 | げんせんちょうしゅう | Khấu trừ thuế tại nguồn từ lương |
| 決算 | けっさん (kessan) | Quyết toán năm tài chính |
| 決算書 | けっさんしょ | Báo cáo tài chính – tài liệu 入管 xem khi gia hạn visa |
| 青色申告 | あおいろしんこく | Khai thuế “màu xanh” – cho phép chuyển lỗ 10 năm, phải đăng ký sớm |
| 債務超過 | さいむちょうか | Âm vốn chủ sở hữu – tình trạng nguy hiểm nhất khi gia hạn visa |
| 飲食店営業許可 | いんしょくてんえいぎょうきょか | Giấy phép kinh doanh ăn uống, cấp bởi 保健所 |
| 食品衛生責任者 | しょくひんえいせいせきにんしゃ | Người chịu trách nhiệm vệ sinh thực phẩm – bắt buộc với quán ăn |
| 古物商許可 | こぶつしょうきょか | Giấy phép kinh doanh đồ cũ, cấp bởi cảnh sát |
| 労働者派遣事業許可 | ろうどうしゃはけんじぎょうきょか | Giấy phép kinh doanh phái cử lao động |
| 資格外活動許可 | しかくがいかつどうきょか | Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú |
| 永住許可 | えいじゅうきょか (eiju kyoka) | Giấy phép vĩnh trú |
| 帰化 | きか (kika) | Nhập quốc tịch Nhật Bản |
| インボイス制度 | インボイスせいど | Chế độ hóa đơn đủ điều kiện khấu trừ thuế tiêu dùng |
Câu hỏi thường gặp
Vốn 30 triệu yên có thể dùng để kinh doanh ngay không, hay phải giữ nguyên trong tài khoản?
Đây là vốn điều lệ, không phải tiền ký quỹ. Sau khi công ty thành lập, số tiền đó là tài sản của công ty và bạn hoàn toàn có quyền dùng để mua thiết bị, trả tiền thuê mặt bằng, trả lương và mua hàng. Tuy nhiên, 入管 sẽ nhìn vào cách bạn dùng số tiền đó. Nếu ngay sau khi có visa, tiền bị rút ra chuyển về nước hoặc chuyển cho cá nhân mà không liên quan gì tới hoạt động kinh doanh, đó là dấu hiệu 見せ金 và sẽ gây rất nhiều rắc rối khi gia hạn. Hãy giữ chứng từ cho mọi khoản chi lớn.
Tôi đã có visa 経営・管理 với vốn 5 triệu yên. Tôi có bị hủy visa không?
Không. Bạn không bị hủy visa. Quy định chuyển tiếp cho phép người đã có visa (hoặc đã nộp hồ sơ trước 15/10/2025) tiếp tục được xét theo tiêu chuẩn cũ cho các lần gia hạn cho tới ngày 16/10/2028. Trong khoảng thời gian đó, nếu bạn chưa đạt tiêu chuẩn mới, 入管 sẽ xét tổng hợp dựa trên tình hình kinh doanh thực tế. Từ sau 16/10/2028, về nguyên tắc bạn phải đáp ứng tiêu chuẩn mới. Hãy dùng ba năm này để tăng vốn, tuyển nhân viên toàn thời gian đủ điều kiện và làm cho doanh nghiệp có lãi.
Tôi có thể góp vốn chung với người khác để đủ 30 triệu yên không?
Có, hoàn toàn hợp pháp. Một công ty có thể có nhiều cổ đông/thành viên góp vốn. Nhưng lưu ý hai điều: thứ nhất, người xin visa phải thực sự tham gia điều hành công ty, không chỉ là người đứng tên; thứ hai, nếu tỷ lệ vốn của bạn quá nhỏ so với tổng vốn, 入管 có thể đặt câu hỏi về vai trò thật của bạn. Hãy khai minh bạch cơ cấu sở hữu và giải thích rõ vai trò của từng người trong 事業計画書.
Tôi chỉ có bằng đại học, không có thạc sĩ, và mới làm quản lý được 2 năm. Tôi có xin được không?
Theo tiêu chuẩn mới, chưa đủ. Bằng đại học thông thường (学士) không thỏa mãn điều kiện học vấn – quy định yêu cầu tiến sĩ, thạc sĩ hoặc bằng chuyên môn (専門職学位). Còn 2 năm kinh nghiệm thì chưa tới mức 3 năm. Lựa chọn của bạn: (1) làm thêm 1 năm nữa ở vị trí quản lý và chuẩn bị 在職証明書 thật chi tiết; (2) học lên thạc sĩ hoặc 専門職大学院 tại Nhật; (3) xem xét visa 特定活動 khởi nghiệp trước, vì thời gian hoạt động chuẩn bị khởi nghiệp theo 特定活動 được tính vào 3 năm kinh nghiệm.
Vợ/chồng tôi có được đi cùng không? Con tôi thì sao?
Có. Vợ/chồng và con chưa thành niên của bạn có thể xin tư cách 家族滞在 (Gia đình lưu trú). Bạn cần chứng minh có đủ thu nhập nuôi gia đình – thù lao giám đốc quá thấp sẽ khiến hồ sơ 家族滞在 bị từ chối. Người giữ 家族滞在 được xin 資格外活動許可 để làm thêm tối đa 28 giờ/tuần. Con bạn được đi học công lập miễn phí như trẻ em Nhật.
Tôi có phải sống ở Nhật toàn thời gian không? Tôi hay về Việt Nam thì sao?
Bạn phải thực sự điều hành doanh nghiệp tại Nhật. Không có quy định số ngày cụ thể, nhưng nếu bạn vắng mặt ở Nhật quá nhiều – ví dụ mỗi năm chỉ ở Nhật 2–3 tháng – 入管 sẽ đặt câu hỏi bạn có thực sự quản lý công ty hay không, và có thể từ chối gia hạn. Ngoài ra, vắng mặt khỏi Nhật quá 1 năm liên tục mà không có 再入国許可 (みなし再入国 chỉ có hiệu lực 1 năm) sẽ khiến bạn mất tư cách lưu trú. Với đơn xin vĩnh trú sau này, mỗi lần rời Nhật quá 3 tháng hoặc tổng số ngày vắng mặt quá 150 ngày/năm đều bị đánh giá tiêu cực.
Tôi có thể vừa giữ visa 経営・管理 vừa làm nhân viên cho công ty khác không?
Về nguyên tắc là không, trừ khi bạn xin được 資格外活動許可. Làm việc ăn lương cho công ty khác mà không có giấy phép là vi phạm và có thể dẫn tới hủy tư cách lưu trú. Tuy nhiên bạn được phép làm giám đốc hoặc thành viên ban điều hành của nhiều pháp nhân cùng lúc, vì đó vẫn thuộc hoạt động 経営・管理 – nhưng 入管 sẽ xét xem bạn có thời gian thật để quản lý cả hai không.
Nếu công ty tôi lỗ thì tôi có mất visa ngay không?
Không mất ngay. Lỗ một năm mà vốn chủ sở hữu vẫn dương thì thường vẫn được gia hạn, có thể kèm yêu cầu giải trình. Nguy hiểm là khi lỗ nhiều năm liên tiếp dẫn tới âm vốn chủ sở hữu (債務超過). Trong tình huống đó, 入管 thường yêu cầu ý kiến đánh giá của 中小企業診断士 hoặc 公認会計士 về khả năng phục hồi. Nếu không có ý kiến này hoặc ý kiến tiêu cực, khả năng bị từ chối rất cao. Hãy hành động sớm: cắt lỗ, tăng vốn, hoặc chuyển hướng kinh doanh trước khi vốn chủ sở hữu chuyển âm.
Visa 4 tháng là gì và tôi có nên chọn không?
Visa 経営・管理 thời hạn 4 tháng được thiết kế cho người từ nước ngoài sang Nhật để thực hiện thủ tục thành lập công ty – vì nhiều thủ tục (mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng thuê văn phòng) đòi hỏi bạn phải có mặt và có địa chỉ cư trú tại Nhật. Ưu điểm lớn: với 4 tháng, bạn được làm 住民登録 (đăng ký cư dân) và tham gia bảo hiểm y tế quốc dân. Sau khi hoàn tất thành lập công ty, bạn xin gia hạn lên 1 năm. Nếu bạn đã ở Nhật sẵn với visa khác thì không cần con đường này – bạn nộp thẳng đơn 変更.
Tôi có cần phải biết tiếng Nhật không?
Theo quy định mới, bạn hoặc một nhân viên toàn thời gian phải đạt trình độ B2 trở lên (JLPT N2, BJT 400 điểm, cư trú Nhật 20 năm, tốt nghiệp đại học Nhật, hoặc hoàn thành giáo dục nghĩa vụ + THPT Nhật). Về mặt pháp lý, bạn có thể “mượn” tiếng Nhật của nhân viên. Nhưng thực tế: bạn sẽ phải làm việc với ngân hàng, 税務署, 保健所, chủ nhà, nhà cung cấp và khách hàng Nhật. Không có tiếng Nhật, mọi việc đều phải qua trung gian, tốn kém và dễ sai sót. Hãy đặt mục tiêu N2 cho chính mình.
Chi phí thuê 行政書士 làm hồ sơ khoảng bao nhiêu? Có nên tự làm không?
Gói trọn “thành lập công ty + xin visa 経営・管理” thường 250.000 – 450.000 yên; riêng phần hồ sơ visa thường 120.000 – 300.000 yên. Về việc tự làm: nếu tiếng Nhật của bạn tốt (N1) và bạn có thời gian nghiên cứu kỹ, tự làm là khả thi và tiết kiệm được vài trăm nghìn yên. Nhưng với quy định mới phức tạp hơn nhiều – đặc biệt phần chứng minh kinh nghiệm 3 năm và phần xác nhận kế hoạch kinh doanh – rủi ro làm sai khá cao. Một hồ sơ bị trượt tốn nhiều thời gian hơn số tiền tiết kiệm được.
Tôi đang có visa 特定技能. Tôi có chuyển thẳng sang 経営・管理 được không?
Về mặt pháp lý là có thể – 入管 không cấm chuyển từ 特定技能 sang 経営・管理. Nhưng thực tế bạn phải đáp ứng toàn bộ điều kiện mới: 30 triệu yên vốn (rất khó tích lũy với mức lương 特定技能), bằng thạc sĩ hoặc 3 năm kinh nghiệm quản lý, và điều kiện tiếng Nhật. Con đường thực tế hơn với người đang giữ 特定技能: tích lũy vốn và kinh nghiệm quản lý trong nhiều năm, hoặc lên 特定技能 số 2 rồi hướng tới vĩnh trú trước, sau đó mở doanh nghiệp mà không cần visa 経営・管理.
Kế hoạch kinh doanh phải do ai xác nhận? Tôi tự nhờ bạn làm kế toán được không?
Không. Quy định mới nêu rõ người xác nhận phải là 中小企業診断士, 公認会計士 hoặc 税理士 – tức là người có chứng chỉ quốc gia Nhật Bản. Chứng chỉ nước ngoài không được chấp nhận, và người đang là thành viên ban điều hành của chính công ty bạn cũng bị loại. Chi phí cho việc xác nhận thường 50.000 – 200.000 yên tùy độ phức tạp của kế hoạch. Hãy tìm chuyên gia có kinh nghiệm với hồ sơ 入管, vì họ biết 入管 muốn thấy gì.
Sau bao lâu tôi có thể xin vĩnh trú?
Điều kiện tiêu chuẩn là cư trú liên tục 10 năm, trong đó có ít nhất 5 năm giữ tư cách lưu trú làm việc. Nhưng rào cản thực tế lớn hơn là bạn phải đang giữ thời hạn lưu trú 3 năm hoặc 5 năm tại thời điểm nộp đơn – nếu cứ được cấp 1 năm mỗi lần thì bạn không đủ điều kiện. Ngoài ra cần thu nhập ổn định (thường từ khoảng 300万 yên/năm với người độc thân), nộp thuế và bảo hiểm đầy đủ đúng hạn, công ty có tham gia 社会保険, và doanh nghiệp hoạt động lành mạnh. Nếu bạn có điểm 高度専門職 từ 70 điểm trở lên, thời gian có thể rút xuống 3 năm hoặc 1 năm.
Nếu tôi đóng cửa công ty thì visa của tôi thế nào?
Nếu doanh nghiệp ngừng hoạt động, bạn không còn thực hiện hoạt động thuộc tư cách 経営・管理. Theo Luật Nhập cư, nếu bạn không thực hiện hoạt động tương ứng với tư cách lưu trú trong hơn 3 tháng liên tục mà không có lý do chính đáng, tư cách lưu trú của bạn có thể bị hủy (在留資格取消). Bạn cũng có nghĩa vụ nộp 届出 thông báo với 入管 trong vòng 14 ngày kể từ khi cơ quan/hoạt động thay đổi. Hành động đúng: thông báo ngay, và nhanh chóng chuyển sang tư cách khác (ví dụ tìm việc làm và chuyển sang 技術・人文知識・国際業務, hoặc xin 特定活動 để có thời gian tìm việc).
Cẩm Nang Định Cư Nhật Bản 2026 (PDF tiếng Việt)
17 chương · 26 trang · 100 câu tiếng Nhật kèm chữ Nhật · 40 kanji · checklist in được. Ngân hàng, nhà ở, bảo hiểm, My Number, điện thoại, thuế — giải quyết từng bước.
9,99$ 6,99$ với mã JLL30 (giảm 30%)
📥 Tải cẩm nang ngay →⚡ Tải về ngay lập tức · 🛡️ Hoàn tiền 30 ngày · 🔄 Cập nhật 2026 miễn phí
☕ Thấy bài viết hữu ích?
Nếu bài viết giúp ích cho bạn, hãy ủng hộ chúng mình một ly cà phê nhé!
Bài viết này có giúp ích cho bạn? 🍵
Cuộc Sống Nhật là một blog độc lập nhỏ, và mọi bài hướng dẫn đều hoàn toàn miễn phí. Nếu nội dung của chúng tôi giúp bạn tiết kiệm thời gian (hay tránh được rắc rối), bạn có thể mời chúng tôi một tách trà Nhật. Mỗi sự ủng hộ — dù lớn hay nhỏ — đều giúp chúng tôi duy trì các bài hướng dẫn miễn phí, chính xác và luôn cập nhật cho cộng đồng người Việt tại Nhật.
☕ Ủng hộ Cuộc Sống Nhật
コメントを残す